Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij namen jouw privacy altijd al heel serieus, maar sinds die datum hebben we ons beleid nóg iets verder aangescherpt. In dit privacy statement lees je hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en wat wij doen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Hieronder nog wat dingen die daarbij handig zijn om te weten:
In dit privacy statement kun je meer lezen over de volgende onderwerpen:
1. Wanneer is het privacy statement van toepassing
Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Heel Oost Nederland Werkt verwerkt voor de hieronder genoemde doeleinden.
Olmypia Nederland B.V. en de aan haar gelieerde dochterondernemingen, gevestigd aan Mercuriusplein 1, 2132 HA Hoofddorp (“Heel Oost Nederland Werkt”) zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
3. Voor welke doeleinden en met welke grondslagen verwerken wij je persoonsgegevens?Hieronder wordt per gegevensverwerking aangegeven voor welke doeleinden en met welke grondslagen Heel Oost Nederland Werkt persoonsgegevens verwerkt. Indien je als betrokkene voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, kun je deze op ieder moment weer intrekken.
Naast de hieronder beschreven verwerkingen, worden persoonsgegevens mogelijk gedeeld in geval van:
A. Je bent een bezoeker van de website
Wanneer je onze website bezoekt, verwerken onze websitebeheerders een aantal technische gegevens die verbonden zijn aan het gebruik daarvan, zodat wij je de functionaliteiten van de website kunnen leveren. Met deze technische gegevens kunnen onze websitebeheerders de website beheren, door bijvoorbeeld technische storingen op te lossen of de bereikbaarheid van bepaalde delen van de website te verbeteren. Hierdoor zorgen wij ervoor dat je de informatie op de website snel en eenvoudig kan vinden. Voor dit doel worden ook cookies gebruikt. Lees meer over het gebruik van cookies en welke type cookies wij plaatsen op onze website, zie menu “Cookies”.
In ons cookiestatement kun je lezen welke gegevens worden verwerkt, per type cookie.
In ons cookiebeleid kun je lezen hoe lang we bepaalde gegevens bewaren, per type cookie.
Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang of omdat wij jouw toestemming hebben verkregen. Het gerechtvaardigd belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten, meer specifiek het verbeteren van de website en deze beter afstemmen op jouw behoeftes en wensen. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Indien je wilt weten welke cookies je accepteert, of indien je cookies wilt uitschakelen, kun je dit doen via jouw browserinstellingen.
Wanneer je werkzoekend bent, kun je je inschrijven bij een vestiging van Heel Oost Nederland Werkt of op de website van Heel Oost Nederland Werkt of via een gelieerde website. Heel Oost Nederland Werkt heeft dan persoonsgegevens nodig om te kunnen bemiddelen tussen werkzoekenden en opdrachtgevers. Ook gebruikt Heel Oost Nederland Werkt deze gegevens om een account voor je te kunnen aanmaken, passende vacatures voor je te vinden, te beoordelen of je geschikt bent voor een vacature en voor bemiddeling naar vast of tijdelijk werkaanbod dan wel een opdracht en om je voor te kunnen stellen aan een (potentiële) opdrachtgever. Tot slot kan Heel Oost Nederland Werkt je gegevens gebruiken om contact met je op te nemen over een vacature, werkaanbod of andere relevante informatie.
Heel Oost Nederland Werkt maakt in haar systeem gebruik van het deels-geautomatiseerd matchen van profielen van kandidaten met vacatures van opdrachtgevers en andersom. Op basis van een aantal parameters wordt door een algoritme een passende match gezocht tussen kandidaten en vacatures; hiermee wordt per kandidaat voorzien in de top 5 best passende vacatures en per vacature de best passende kandidaten. De matching-tool is enkel een hulpmiddel bij het uiteindelijk selecteren van de meest passende kandidaat. De intercedent van Heel Oost Nederland Werkt krijgt namelijk de best passende kandidaten of vacatures te zien in een rangorde, echter kan de intercedent deze resultaten ook negeren en verder zoeken. Het uiteindelijke besluit welke kandidaat of vacature wordt geselecteerd als de best-passende, wordt te allen tijde door de intercedent genomen. Hierdoor is slechts sprake van deels (en dus niet uitsluitend) geautomatiseerde besluitvorming.
Voor bovengenoemde doelen verwerken wij de gegevens die je aan ons verstrekt, waaronder bijvoorbeeld je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijsbezit, cv, kopie paspoort, de motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingsniveau, werkervaring, welke Heel Oost Nederland Werkt vestiging je voorkeur heeft en je wensen ten aanzien van werk of een opdracht, zoals functie, branche, hoeveel uren je wilt werken en je gewenste salaris. Ook verwerken wij de gebruikersnaam van jouw account.
Het is ook mogelijk dat wij (contact)gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke platforms of middelen. Dit doen we alleen wanneer Heel Oost Nederland Werkt een gerechtvaardigde reden heeft om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven op basis van onze voorwaarden en dit privacy statement.
Via de Mijn Heel Oost Nederland Werkt-omgeving heb je als werkzoekende toegang tot de gegevens die Heel Oost Nederland Werkt van en over jou verwerkt. In dit portaal kun je zelf deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen.
Als Heel Oost Nederland Werkt bij jouw inschrijving een kopie van jouw ID/paspoort opslaat, bewaart zij deze maximaal vier weken, tenzij je binnen of direct na die vier weken via Heel Oost Nederland Werkt bij een opdrachtgever aan de slag gaat. Heel Oost Nederland Werkt beschouwt verder iedere werkzoekende in principe gedurende een jaar als bemiddelbaar. Heel Oost Nederland Werkt bewaart jouw persoonsgegevens daarom maximaal een jaar na de laatste bemiddelingsactiviteit en zal jouw persoonsgegevens hierna automatisch verwijderen, tenzij je nog bemiddeld wilt worden naar werk of tenzij Heel Oost Nederland Werkt de gegevens op basis van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren. Je krijgt 11 maanden na de laatste bemiddelingsactiviteit een bericht van Heel Oost Nederland Werkt, waarbij gevraagd wordt of je nog bemiddeld wilt worden naar werk. Daarnaast geldt dat, wanneer je aan de slag gaat bij een opdrachtgever en in dienst treedt bij Heel Oost Nederland Werkt, de persoonsgegevens onderdeel worden van jouw personeelsdossier en dus dat de daarvoor geldende bewaartermijn van toepassing wordt. Als je niet meer bemiddeld wil worden naar werk kun je uiteraard ook op ieder ander moment een verwijder-verzoek indienen. In paragraaf 7 van dit privacy statement kun je hier meer over lezen. Na dat verzoek verwijdert Heel Oost Nederland Werkt je persoonsgegevens, behalve als Heel Oost Nederland Werkt deze gegevens op grond van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren.
De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of ons gerechtvaardigde belang, bijvoorbeeld ten aanzien van de vacaturematching. Dit belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Je kunt op onze website, via een jobboard, maar ook via de Heel Oost Nederland Werkt App (als je een potentiële flexkracht bent, zie hieronder sub D), direct op een vacature solliciteren, ook kun je een open sollicitatie sturen. Om als potentiële flexkracht op een vacature te kunnen solliciteren heb je een “Mijn Heel Oost Nederland Werkt account” nodig. Heel Oost Nederland Werkt slaat de gegevens uit je “Mijn Heel Oost Nederland Werkt account” op in het systeem van Heel Oost Nederland Werkt. Wanneer je direct wil solliciteren, moet je dus eerst een account aanmaken, al dan niet via de Heel Oost Nederland Werkt App, of kun je direct inloggen wanneer je al een account hebt. Wij hebben jouw persoonsgegevens nodig om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de vacature waar je op solliciteert of een andere vacature (bij een open sollicitatie) en voor bemiddeling naar vast of tijdelijk werkaanbod dan wel een opdracht en om je voor te kunnen stellen bij een (potentiële) opdrachtgever.
Heel Oost Nederland Werkt maakt in haar systeem gebruik van het deels-geautomatiseerd matchen van profielen van kandidaten met vacatures van Heel Oost Nederland Werkt of opdrachtgevers en andersom. Op basis van een aantal parameters wordt door een algoritme een passende match gezocht tussen kandidaten en vacatures; hiermee wordt per kandidaat voorzien in de top 5 best passende vacatures, en per vacature de best passende kandidaten. De matching-tool is overigens enkel een hulpmiddel bij het uiteindelijk selecteren van de meest passende kandidaat. De intercedent of corporate recruiter van Heel Oost Nederland Werkt krijgt namelijk de best passende kandidaten of vacatures te zien in een rangorde, echter kan de intercedent of corporate recruiter deze resultaten ook negeren en verder zoeken. Het uiteindelijke besluit welke kandidaat of vacature wordt geselecteerd als de best-passende, wordt te allen tijde door de intercedent of corporate recruiter genomen. Hierdoor is slechts sprake van deels (en dus niet uitsluitend) geautomatiseerde besluitvorming.
Voor dit doel verwerken wij de volgende gegevens:
Potentiële flexkracht: NAW-gegevens, e-mail adres, andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijs-bezit, CV, kopie paspoort, je motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingsniveau, werkervaring, welke Heel Oost Nederland Werkt vestiging je voorkeur heeft, je wensen ten aanzien van werk of een opdracht (incl. je gewenste functie, branche, beschikbaarheid en je salarisindicatie) en eventueel een pasfoto, wanneer je deze zelf uploadt. Ook verwerken wij de gebruikersnaam van jouw account.
Potentiële Heel Oost Nederland Werkt-medewerker: NAW-gegevens, e-mail adres, telefoonnummer, andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijs-bezit, CV, je motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingen en opleidingsniveau, werkervaring, je wensen ten aanzien van werk of een opdracht (incl. je gewenste functie, branche, beschikbaarheid, aantal werkuren, beschikbaarheid en je salarisindicatie).
Het is ook mogelijk dat wij (contact)gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke platforms of middelen. Dit doen we alleen wanneer Heel Oost Nederland Werkt een gerechtvaardigde reden heeft om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen om je interesse te toetsen voor een bepaalde vacature of om je als potentiële flexkracht bij ons in te schrijven op basis van onze voorwaarden en dit privacy statement.
Voor potentiële flexkrachten geldt: via de Mijn Heel Oost Nederland Werkt-omgeving heb je als werkzoekende c.q. sollicitant toegang tot de gegevens die Heel Oost Nederland Werkt over jou verwerkt. In dit portaal kun je deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen. Ook kun je onder andere matchsuggesties en de sollicitatiestatus inzien en vind je contactgegevens van jouw recruiter bij Heel Oost Nederland Werkt.
Potentiële flexkracht: als Heel Oost Nederland Werkt bij jouw inschrijving een kopie van jouw ID/paspoort opslaat, bewaart zij deze maximaal vier weken, tenzij je binnen of direct na die vier weken via Heel Oost Nederland Werkt bij een opdrachtgever aan de slag gaat. Heel Oost Nederland Werkt beschouwt verder iedere werkzoekende in principe gedurende een jaar als bemiddelbaar. Heel Oost Nederland Werkt bewaart jouw persoonsgegevens daarom maximaal een jaar na de laatste bemiddelingsactiviteit en zal jouw persoonsgegevens hierna automatisch verwijderen, tenzij je nog bemiddeld wilt worden naar werk of tenzij Heel Oost Nederland Werkt de gegevens op basis van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren. Je krijgt 11 maanden na de laatste bemiddelingsactiviteit een bericht van Heel Oost Nederland Werkt, waarbij gevraagd wordt of je nog bemiddeld wilt worden naar werk. Daarnaast geldt dat, wanneer je aan de slag gaat bij een opdrachtgever en in dienst treedt bij Heel Oost Nederland Werkt, de persoonsgegevens onderdeel worden van jouw personeelsdossier en dus dat de daarvoor geldende bewaartermijn van toepassing wordt. Als je niet meer bemiddeld wil worden naar werk kun je zelf bepaalde gegevens verwijderen via de Mijn Heel Oost Nederland Werkt-omgeving, maar uiteraard ook op ieder ander moment een verwijder-verzoek indienen. In paragraaf 7 van dit privacy statement kun je hier meer over lezen. Na dat verzoek verwijdert Heel Oost Nederland Werkt je persoonsgegevens, behalve als Heel Oost Nederland Werkt deze gegevens op grond van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren.
Potentiële Heel Oost Nederland Werkt-medewerker: als je hebt gesolliciteerd op een functie bij Heel Oost Nederland Werkt maar je wordt afgewezen, worden jouw gegevens maximaal 4 weken bewaard en daarna verwijderd. Dit kan anders zijn als we jou mogelijk geschikt achten voor een toekomstige andere functie. In dat geval vragen we je toestemming om jouw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren. Indien je geen toestemming geeft, worden jouw gegevens per ommegaande verwijderd.
Als je hebt gesolliciteerd op een functie bij Heel Oost Nederland Werkt en je wordt aangenomen, blijven jouw gegevens bewaard vanwege de werkgever-werknemer relatie die we dan met jou aangaan.
De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of ons gerechtvaardigde belang, bijvoorbeeld ten aanzien van de vacaturematching. Dit belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Door het gebruik van de Heel Oost Nederland Werkt App kunnen gebruikers (zijnde kandidaten of flexkrachten van Heel Oost Nederland Werkt) zich oriënteren op de arbeidsmarkt. Zodra iemand zich registreert als gebruiker van de App, wordt automatisch een Heel Oost Nederland Werkt-account aangemaakt.
De App biedt de gebruikers de mogelijkheid om:
De App biedt ‘single sign-on’ aan. Dit zorgt ervoor dat, wanneer je met jouw Heel Oost Nederland Werkt-accountgegevens inlogt bij de App, je een volgende keer niet meer opnieuw jouw gebruikersnaam en wachtwoord hoeft in te vullen. Je blijft dus ingelogd; je wordt pas uitgelogd, wanneer je dit zelf handmatig doet. Wij raden je dan ook aan dat je op jouw telefoon de toegangsbeveiliging hebt ingesteld, bijvoorbeeld door middel van een toegangscode of door middel van gezichtsherkenning, zodat onbevoegden niet bij jouw gegevens kunnen komen in het geval je je telefoon kwijtraakt of deze wordt gestolen.
We willen bij gebruikers van de App zo nu en dan ook graag informatie ophalen over hoe men de App ervaart en wat men graag als ontwikkelingen zou willen toevoegen aan de App. Dit doen we door middel van een enquête. Deze enquête is vrijwillig en je neemt in principe altijd anoniem deel, tenzij je mee wil doen aan de loting voor de cadeaubon.
Als je deelneemt aan de enquête, loggen wij jouw IP-adres. Dit doen we enkel en alleen om dubbelingen te voorkomen. Daarnaast verwerken we jouw e-mailadres, maar alleen wanneer je kans wil maken op de cadeaubon. Dit e-mailadres kun je in dat geval zelf invullen in de vraag die hierover gaat in de enquête. Het e-mailadres wordt enkel en alleen gebruikt voor de uitslag van de loting, niet voor andere doeleinden.
Nadat je hebt deelgenomen, verwijderen we het IP-adres direct. De resultaten van een anoniem ingevulde enquête zijn dus niet te herleiden naar een individuele gebruiker. De uitslag van de loting zullen we binnen enkele weken na de sluitingsdatum van de enquête bekendmaken, waarna ook jouw e-mailadres wordt verwijderd, wanneer je aan de loting hebt meegedaan.
Om kwalitatieve verbeteringen door te voeren in het gebruik van de App, maken we gebruik van heatmaps en recordings, door middel van de tool Smartlook. De heatmaps en recordings geven Heel Oost Nederland Werkt inzicht in mogelijke verbeterpunten in het gebruik van de App. Bijvoorbeeld: we zetten een button op een bepaalde positie neer. We testen dan of deze duidelijk vindbaar is voor app-gebruikers. Door het gedrag te analyseren, kunnen we beter de juiste plek van de button bepalen. Omdat Smartlook een tracking-cookie betreft, kun je zelf op jouw telefoon instellen welke gegevens worden verzameld en of je toestemming geeft voor tracking. Dit doe je in je telefooninstellingen. We verwerken door middel van Smartlook overigens geen persoonsgegevens; eventuele IP-adressen worden namelijk geanonimiseerd. Daarnaast is het principe ‘privacy by design’ gegarandeerd.
We verwerken jouw roepnaam, e-mailadres, leeftijd (maar geen geboortedatum), postcode, telefoonnummer, uitslagen van de tests die je doet, sollicitatiegegevens (zie hierboven onder sub C) en de communicatie die je hebt met Heel Oost Nederland Werkt. Wanneer je een opleiding doet verwerken wij de start- en einddatum, maar geen opleidingsresultaten.
Voor de enquête verwerken we jouw IP-adres en e-mailadres, maar dat laatste alleen wanneer je mee wilt doen aan de loting.
Indien je ervoor kiest om in de App op geheel vrijwillige basis de persoonlijkheidstest te maken, kan het zijn dat in de antwoorden die jij geeft, bijzondere persoonsgegevens opgenomen zijn. Indien dit het geval is, verwerken wij ook in het kader van voornoemde doeleinden, deze bijzondere persoonsgegevens.
Via de Mijn Heel Oost Nederland Werkt-omgeving heb je als werkzoekende c.q. sollicitant toegang tot de gegevens die Heel Oost Nederland Werkt over jou verwerkt. In dit portaal kun je deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen. Ook kun je onder andere matchsuggesties en indien van toepassing, de sollicitatiestatus inzien.
Voor de bewaartermijnen van sollicitatiegegevens, zie hierboven onder sub C. Heel Oost Nederland Werkt bewaart jouw andere persoonsgegevens tot een jaar na het laatste moment waarop je actief bent geweest in de App en zal jouw persoonsgegevens hierna verwijderen. Je kunt jouw account in de App ook zelf verwijderen, bij de knop ‘Instellingen’. Verwijdering van de app betekent echter geen totale verwijdering van jouw profiel in de database van Heel Oost Nederland Werkt. Het gaat hierbij puur om het app-profiel met bijvoorbeeld de testresultaten.
Als je niet meer bemiddeld wilt worden naar werk, en dus jouw profiel in de database wil laten verwijderen, kun je jezelf uiteraard ook op ieder ander moment uitschrijven door het indienen van een verwijder-verzoek. Heel Oost Nederland Werkt verwijdert jouw gegevens dan, tenzij Heel Oost Nederland Werkt deze gegevens op grond van wet- of regelgeving moet bewaren.
Recordings en heatmaps worden 30 dagen bewaard en daarna verwijderd.
Wij verwerken de persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de (arbeidsbemiddelings)overeenkomst die we met jou hebben, en/of voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Indien jij er als gebruiker voor kiest deel te nemen aan de persoonlijkheidstest en Heel Oost Nederland Werkt bijzondere persoonsgegevens verwerkt omdat deze onderdeel zijn van jouw antwoorden, dan verwerkt Heel Oost Nederland Werkt deze bijzondere persoonsgegevens alleen indien wij jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor hebben gekregen.
Wij houden je graag op de hoogte van de laatste vacatures van Heel Oost Nederland Werkt. Dit doen wij met vacature alerts. Indien je je daarvoor wilt aanmelden, kun je de betreffende link op de website of in de App aanklikken en e-mailadres en gewenste zoekcriteria invullen. Je kunt ook kiezen of je deze e-mails dagelijks of wekelijks wilt ontvangen.
Voor dit doel verwerkt Heel Oost Nederland Werkt je naam, je e-mailadres, of je de alerts dagelijks of wekelijks wilt ontvangen en een overzicht van welke alerts wij aan je hebben verstuurd.
Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang je informatie van Heel Oost Nederland Werkt wilt ontvangen. Wil je dergelijke e-mails niet meer ontvangen, dan kun je je op ieder moment afmelden door gebruik te maken van de afmeldmogelijkheid die is opgenomen in iedere e-mail van Heel Oost Nederland Werkt.
Wij vragen jouw toestemming om de vacature alerts te sturen. Je kunt deze te allen tijde intrekken door de afmeldmogelijkheid te gebruiken die is opgenomen in iedere e-mail van Heel Oost Nederland Werkt.
Heel Oost Nederland Werkt gebruikt contactgegevens van websitebezoekers, (potentiële) kandidaten, flexkrachten en andere medewerkers, contactpersonen van prospects en klanten voor communicatie- en informatiedoeleinden. Heel Oost Nederland Werkt kan jouw gegevens bijvoorbeeld gebruiken om je te informeren over baanaanbod of informatie te verstrekken over haar dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer je gebruikmaakt van het contactformulier op de website of via een ander kanaal contact met ons opneemt.
Voor dit doel verwerken wij naam, telefoonnummer, e-mailadres en indien je een verzoek indient, het inhoudelijke verzoek.
Daarnaast verwerkt Heel Oost Nederland Werkt persoonsgegevens van contactpersonen die werken bij zakelijke relaties, zoals prospects, klanten of leveranciers, om contact te leggen (bijvoorbeeld telefonisch, via WhatsApp of per e-mail) om bijvoorbeeld een offerte toe te sturen. In voorkomende gevallen gaat het dan om de voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met deze contactpersoon. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.
We bewaren deze persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zolang je bij Heel Oost Nederland Werkt ingeschreven bent als contactpersoon van een klant of prospect of als kandidaat. Wanneer je voor Heel Oost Nederland Werkt werkzaam bent, bewaren we deze gegevens tot maximaal een periode van twee jaar na het einde van jouw dienstverband. Je kunt een verwijderverzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Heel Oost Nederland Werkt zal de gegevens dan verwijderen, behalve als Heel Oost Nederland Werkt deze gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moet bewaren.
Wij verwerken de persoonsgegevens indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die we met je hebben of voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Wanneer je als flexkracht voor Heel Oost Nederland Werkt aan het werk gaat, sturen wij je na vier weken na aanvang van het dienstverband een vragenlijst via onze externe partner. Zes maanden later ontvang je opnieuw een vragenlijst, wanneer je op dat moment nog steeds werkzaam bent voor Heel Oost Nederland Werkt. Deze vragenlijst betreft een NPS-meting (Net Promoter Score) en we gebruiken deze meting om informatie te verzamelen, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren. We vragen je bijvoorbeeld hoe je het contact met een vestiging hebt ervaren en hoe de verloning verloopt. De vragenlijst is vrijwillig en je kunt deze te allen tijde anoniem invullen.
Ook gebruiken wij contactgegevens van contactpersonen van onze opdrachtgevers om een keer per halfjaar deze personen uit te nodigen voor een NPS-meting (Net Promoter Score). Ook deze meting vindt plaats op geheel vrijwillige basis. Door middel van deze meting halen wij waardevolle informatie op van klanten om onze dienstverlening te kunnen verbeteren.
Onze flexwerkers, klanten en derden kunnen tot slot een klacht indienen over Heel Oost Nederland Werkt (lees meer op https://www.olympia.nl/voorwaarden/klachtenregeling). Wanneer een klacht volgens de klachtenprocedure is ingediend en opgelost, sturen wij de klager een tevredenheidsmeting. Met behulp van die meting weten we of de klacht naar tevredenheid is opgelost en wat we in het vervolg eventueel kunnen verbeteren.
We gebruiken het bij ons bekende e-mailadres om je uit te nodigen voor een NPS- of tevredenheidsmeting. Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor deze e-mails, door op ‘opt-out’ te klikken in de e-mail, zodat je in het vervolg niet meer wordt uitgenodigd.
Bij de hiervoor beschreven NPS-metingen, heb je altijd de mogelijkheid om anoniem deel te nemen. In dat geval verwerken we geen persoonsgegevens en zijn de resultaten van de meting dus niet te herleiden naar jou als individu. Wanneer je ervoor kiest om niet anoniem deel te nemen, worden jouw contactgegevens en de resultaten van de NPS-meting door Heel Oost Nederland Werkt verwerkt.
De tevredenheidsmeting naar aanleiding van een klacht is nooit anoniem. Wanneer je meedoet aan deze meting, verwerken wij jouw naam, contactgegevens en resultaten van de meting.
We bewaren deze persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zolang je bij Heel Oost Nederland Werkt ingeschreven bent als contactpersoon van een klant. Als je voor Heel Oost Nederland Werkt werkzaam bent, bewaren we deze gegevens tot maximaal een periode van twee jaar na het einde van jouw dienstverband. Je kunt een verwijderverzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Heel Oost Nederland Werkt zal de gegevens dan verwijderen, behalve als Heel Oost Nederland Werkt deze gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moet bewaren.
Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Op het moment dat je gesolliciteerd hebt op een vacature en Heel Oost Nederland Werkt wil je een baan aanbieden, bereidt Heel Oost Nederland Werkt een overeenkomst voor. Heel Oost Nederland Werkt heeft jouw persoonsgegevens nodig om dit te kunnen doen. Ook gebruikt Heel Oost Nederland Werkt je gegevens voor de verdere totstandkoming, uitvoering en beëindiging van (een) eventuele uitzend- of arbeidsovereenkomst(en), stageovereenkomst, dan wel overeenkomst van opdracht.
Voor dit doel verwerken wij je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, ID-Bewijs, werk- en verblijfsvergunning (indien nodig), verklaring Belastingdienst en bankrekeninggegevens.
Heel Oost Nederland Werkt bewaart deze gegevens overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen, te weten 7 jaar voor fiscale gegevens, 5 jaar voor werknemersgegevens, 5 jaar voor verzuimgegevens, 2 jaar voor sollicitatiegegevens en 2 jaar voor overige persoonsgegevens.
De grondslag om de genoemde persoonsgegevens te verwerken is het overeenkomen van een uitzend- of arbeidsovereenkomst(en), stageovereenkomst, dan wel een overeenkomst van opdracht. Indien Heel Oost Nederland Werkt jouw BSN en ID -bewijs verwerkt gebeurt dit alleen als daartoe een wettelijke verplichting is op grond van de Wet op het minimumloon, Wet op de identificatieplicht en de Wet op de loonbelasting.
Als je in dienst bent of op andere manier werkzaam bent voor Heel Oost Nederland Werkt, verwerkt Heel Oost Nederland Werkt persoonsgegevens ten behoeve van de personeels- en salarisadministratie. Een aantal van deze gegevens moet Heel Oost Nederland Werkt op basis van wet- en regelgeving verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij identificatie, bestrijding van fraude, interne controle en waarborgen van bedrijfsveiligheid, aanvragen van subsidies, afdracht verminderingen, premievrijstellingen en/of premiekortingen. Als flexkracht van Heel Oost Nederland Werkt krijg je toegang tot een aantal van deze gegevens, zoals jouw loonstroken en jaaropgave(n).
Voor de genoemde doeleinden verwerken wij je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, ID-bewijs, verblijfsvergunning, opleiding en werkervaring, referenties en getuigschriften, kopieën van certificaten en diploma’s, kopie integriteitsgegevens, Verklaring Omtrent Gedrag en andere screeningsuitslagen (afhankelijk van functie), beschikbaarheid en inzetbaarheid en je wensen ten aanzien van werk of een opdracht, arbeidsvoorwaarden, plaatsingsgegevens, aanwezigheid, verzuimmelding, vakantie, verlof, je personeelsdossier, gegevens die relevant zijn voor de aanvraag van subsidies zoals een arbeidshandicap en uitkeringssituatie, premiekortingen en dergelijke, urenregistratie (werktijden en gewerkte uren), salarisgegevens en bankrekeninggegevens, loonbelastingverklaringen, klachten, waarschuwingen, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, persoonlijke werkaantekeningen.
Heel Oost Nederland Werkt bewaart deze gegevens (indien noodzakelijk) overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen, te weten 7 jaar voor fiscale gegevens, 5 jaar voor werknemersgegevens, 5 jaar voor verzuimgegevens, 2 jaar voor sollicitatiegegevens en 2 jaar voor overige persoonsgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens is enerzijds noodzakelijk om de overeenkomst die we met jou hebben te kunnen uitvoeren, en anderzijds noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van de Wet op het minimumloon, Wet op de identificatieplicht, Wet op de loonbelasting, Wet ketenaansprakelijkheid, Wet aanpak schijnconstructies en Wet tegemoetkomingen loondomein.
Heel Oost Nederland Werkt gebruikt gegevens van kandidaten, flexkrachten, interne medewerkers en contactpersonen van klanten en prospects voor managementdoeleinden. Heel Oost Nederland Werkt genereert interne managementinformatie, laat (mede door derden) de interne controle en bedrijfsveiligheid verzorgen en oefent audits en accountantscontrole uit.
Bij zowel interne- als externe audits worden dossiers inclusief alle daarin aanwezige persoonsgegevens verwerkt. Met de partijen die deze gegevens in opdracht van Heel Oost Nederland Werkt verwerken, heeft Heel Oost Nederland Werkt een verwerkersovereenkomst gesloten.
We bewaren de rapportages die voortvloeien uit audits en controles niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verwerken. De bewaartermijn verschilt per controle en/of audit.
De verwerking van bovenstaande (persoons)gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan bepaalde normen, zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit de ISO 9001 ISO 14001, NEN 4400, ABU-lidmaatschap. Daarnaast verwerken wij de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Heel Oost Nederland Werkt het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Heel Oost Nederland Werkt en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Zowel eigen medewerkers als (medewerkers van) franchisenemers van Heel Oost Nederland Werkt en de aan haar gelieerde dochterondernemingen hebben toegang tot persoonsgegevens in verschillende systemen, voor zover dit voor hun functie noodzakelijk is.
Daarnaast deelt Heel Oost Nederland Werkt jouw persoonsgegevens met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben, en/of wanneer dat mag op basis van geldende (privacy) wetgeving, op grond van ons gerechtvaardigd belang of wanneer wij hiertoe worden verplicht. Deze andere partijen kunnen (potentiële) opdrachtgevers zijn die op zoek zijn naar personeel, overheidsinstanties zoals UWV of de Belastingdienst, opleiders en trainers, zakelijke relaties zoals de arbodienst, de accountant of een externe advocaat. Daarnaast krijgen wij hulp van partijen om onze diensten te kunnen uitvoeren, deze partijen verwerken soms persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een softwareleverancier. Alleen wanneer Heel Oost Nederland Werkt hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.
Als je jonger dan 16 jaar bent mogen slechts persoonsgegevens aan Heel Oost Nederland Werkt verstrekt worden als je daarvoor uitdrukkelijke schriftelijke toestemming hebt gekregen van één van de ouders of een wettelijke vertegenwoordiger die dit privacy statement heeft gelezen.
Heel Oost Nederland Werkt begrijpt dat het veilig bewaren van jouw persoonsgegevens erg belangrijk is. Je persoonsgegevens worden daarom strikt vertrouwelijk behandeld en Heel Oost Nederland Werkt heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens. Hiervoor gebruikt Heel Oost Nederland Werkt meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en encryptie, alsmede fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Heel Oost Nederland Werkt heeft een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij nemen voor de beveiliging van jouw gegevens. We spannen ons dus in om jouw gegevens goed te beveiligen, maar wees ervan bewust dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. Het verzenden van persoonsgegevens via internet is op jouw eigen risico.
Alle partners met wie we jouw persoonsgegevens delen moeten zich aan bepaalde beveiligingseisen houden, hierover maken we met deze partijen afspraken in een aparte regeling of (verwerkers)overeenkomst. Dit geldt ook voor partners die buiten Nederland en/of eventueel buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd. We zorgen ervoor dat we deze partners zorgvuldig uitkiezen: we controleren of een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EER. Met betrekking tot eventuele doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de EER zorgen we dat passende waarborgen getroffen zijn. Voor Amerika geldt bijvoorbeeld dat gewerkt wordt met contractueel overeengekomen modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld en treffen we indien nodig aanvullende waarborgen, waarin bescherming van de gegevens is gewaarborgd. Ten aanzien van bedrijven in andere landen dan Amerika zorgen we dat andere passende waarborgen zijn getroffen.
Als betrokkene kun je op grond van de AVG de volgende rechten uitoefenen:
Indien je één of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen kun je een verzoek hiertoe indienen via: https://www.olympia.nl/mijn-olympia/gegevens-verwijderen/
Of je kunt jouw verzoek richten tot:
Olympia Nederland B.V.
Mercuriusplein 1
2132 HA Hoofddorp
T 023 – 583 70 00
Voor kandidaten, flexwerkers en zzp-ers met een account in de Mijn Heel Oost Nederland Werkt-omgeving; via deze omgeving heb je inzage in een groot deel van je persoonsgegevens. Je kunt zelf ook een aantal gegevens wijzigen of verwijderen (alleen de niet-verplichte velden) zoals het doorvoeren van aanpassingen in jouw cv, gewenste functies, profielfoto of jouw accountgegevens.
Ter bescherming van jouw privacy, zullen we in geval van een ingediend verzoek jouw identiteit moeten vaststellen, om er zeker van te zijn dat bijvoorbeeld de persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt. Heel Oost Nederland Werkt zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand reageren op een verzoek. Indien een verzoek erg complex is om af te handelen zal Heel Oost Nederland Werkt dit binnen een maand laten weten en zal Heel Oost Nederland Werkt uiterlijk binnen 3 maanden op een verzoek reageren.
We zullen je geen vergoeding vragen om een verzoek af te handelen, tenzij de afhandeling van een verzoek buitenproportioneel is voor Heel Oost Nederland Werkt.
Wanneer je je zorgen maakt of bedenkingen hebt over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens, of wanneer je een andere vraag hebt over privacy, kun je dat laten weten aan onze Functionaris Gegevensbescherming. Je kunt contact opnemen met de FG via het telefoonnummer 023 583 70 00 of per e-mail via fgHeel Oost Nederland Werkt@Heel Oost Nederland Werkt.nl. De FG zal binnen redelijke termijn op jouw vraag of verzoek antwoorden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
Soms passen wij dit privacy statement (eenzijdig) aan, of breiden we het uit. We zullen je op de hoogte stellen van deze wijzigingen door het opnemen van de versiedatum, helemaal bovenin. Wij raden je daarom aan om regelmatig onze website te raadplegen.
Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op: maart 2023
Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij namen jouw privacy altijd al heel serieus, maar sinds die datum hebben we ons beleid nóg iets verder aangescherpt. In dit privacy statement lees je hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en wat wij doen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Hieronder nog wat dingen die daarbij handig zijn om te weten:
In dit privacy statement kun je meer lezen over de volgende onderwerpen:
1. Wanneer is het privacy statement van toepassing
Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Olympia verwerkt voor de hieronder genoemde doeleinden.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Olympia Nederland B.V. en de aan haar gelieerde dochterondernemingen, gevestigd aan Mercuriusplein 1, 2132 HA Hoofddorp (“Olympia”) zijn de verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
3. Voor welke doeleinden en met welke grondslagen verwerken wij je persoonsgegevens?
Hieronder wordt per gegevensverwerking aangegeven voor welke doeleinden en met welke grondslagen Olympia persoonsgegevens verwerkt. Indien je als betrokkene voor een bepaalde verwerking toestemming hebt gegeven, kun je deze op ieder moment weer intrekken.
Naast de hieronder beschreven verwerkingen, worden persoonsgegevens mogelijk gedeeld in geval van:
A. Je bent een bezoeker van de website
Wanneer je onze website bezoekt, verwerken onze websitebeheerders een aantal technische gegevens die verbonden zijn aan het gebruik daarvan, zodat wij je de functionaliteiten van de website kunnen leveren. Met deze technische gegevens kunnen onze websitebeheerders de website beheren, door bijvoorbeeld technische storingen op te lossen of de bereikbaarheid van bepaalde delen van de website te verbeteren. Hierdoor zorgen wij ervoor dat je de informatie op de website snel en eenvoudig kan vinden. Voor dit doel worden ook cookies gebruikt. Lees meer over het gebruik van cookies en welke type cookies wij plaatsen op onze website, zie menu “Cookies”.
In ons cookiestatement kun je lezen welke gegevens worden verwerkt, per type cookie.
In ons cookiebeleid kun je lezen hoe lang we bepaalde gegevens bewaren, per type cookie.
Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang of omdat wij jouw toestemming hebben verkregen. Het gerechtvaardigd belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten, meer specifiek het verbeteren van de website en deze beter afstemmen op jouw behoeftes en wensen. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Indien je wilt weten welke cookies je accepteert, of indien je cookies wilt uitschakelen, kun je dit doen via jouw browserinstellingen.
B. Je bent werkzoekend en je schrijft je in bij een vestiging van Olympia of via de Olympia (of gelieerde) website
Wanneer je werkzoekend bent, kun je je inschrijven bij een vestiging van Olympia of op de website van Olympia of via een gelieerde website. Olympia heeft dan persoonsgegevens nodig om te kunnen bemiddelen tussen werkzoekenden en opdrachtgevers. Ook gebruikt Olympia deze gegevens om een account voor je te kunnen aanmaken, passende vacatures voor je te vinden, te beoordelen of je geschikt bent voor een vacature en voor bemiddeling naar vast of tijdelijk werkaanbod dan wel een opdracht en om je voor te kunnen stellen aan een (potentiële) opdrachtgever. Tot slot kan Olympia je gegevens gebruiken om contact met je op te nemen over een vacature, werkaanbod of andere relevante informatie.
Olympia maakt in haar systeem gebruik van het deels-geautomatiseerd matchen van profielen van kandidaten met vacatures van opdrachtgevers en andersom. Op basis van een aantal parameters wordt door een algoritme een passende match gezocht tussen kandidaten en vacatures; hiermee wordt per kandidaat voorzien in de top 5 best passende vacatures en per vacature de best passende kandidaten. De matching-tool is enkel een hulpmiddel bij het uiteindelijk selecteren van de meest passende kandidaat. De intercedent van Olympia krijgt namelijk de best passende kandidaten of vacatures te zien in een rangorde, echter kan de intercedent deze resultaten ook negeren en verder zoeken. Het uiteindelijke besluit welke kandidaat of vacature wordt geselecteerd als de best-passende, wordt te allen tijde door de intercedent genomen. Hierdoor is slechts sprake van deels (en dus niet uitsluitend) geautomatiseerde besluitvorming.
Voor bovengenoemde doelen verwerken wij de gegevens die je aan ons verstrekt, waaronder bijvoorbeeld je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijsbezit, cv, kopie paspoort, de motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingsniveau, werkervaring, welke Olympia vestiging je voorkeur heeft en je wensen ten aanzien van werk of een opdracht, zoals functie, branche, hoeveel uren je wilt werken en je gewenste salaris. Ook verwerken wij de gebruikersnaam van jouw account.
Het is ook mogelijk dat wij (contact)gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke platforms of middelen. Dit doen we alleen wanneer Olympia een gerechtvaardigde reden heeft om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen om je interesse te toetsen om je bij ons in te schrijven op basis van onze voorwaarden en dit privacy statement.
Via de Mijn Olympia-omgeving heb je als werkzoekende toegang tot de gegevens die Olympia van en over jou verwerkt. In dit portaal kun je zelf deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen.
Als Olympia bij jouw inschrijving een kopie van jouw ID/paspoort opslaat, bewaart zij deze maximaal vier weken, tenzij je binnen of direct na die vier weken via Olympia bij een opdrachtgever aan de slag gaat. Olympia beschouwt verder iedere werkzoekende in principe gedurende een jaar als bemiddelbaar. Olympia bewaart jouw persoonsgegevens daarom maximaal een jaar na de laatste bemiddelingsactiviteit en zal jouw persoonsgegevens hierna automatisch verwijderen, tenzij je nog bemiddeld wilt worden naar werk of tenzij Olympia de gegevens op basis van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren. Je krijgt 11 maanden na de laatste bemiddelingsactiviteit een bericht van Olympia, waarbij gevraagd wordt of je nog bemiddeld wilt worden naar werk. Daarnaast geldt dat, wanneer je aan de slag gaat bij een opdrachtgever en in dienst treedt bij Olympia, de persoonsgegevens onderdeel worden van jouw personeelsdossier en dus dat de daarvoor geldende bewaartermijn van toepassing wordt. Als je niet meer bemiddeld wil worden naar werk kun je uiteraard ook op ieder ander moment een verwijder-verzoek indienen. In paragraaf 7 van dit privacy statement kun je hier meer over lezen. Na dat verzoek verwijdert Olympia je persoonsgegevens, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren.
De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of ons gerechtvaardigde belang, bijvoorbeeld ten aanzien van de vacaturematching. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
C. Je bent werkzoekend en solliciteert op een vacature bij een klant bij Olympia of een vaste functie bij Olympia, of stuurt een open sollicitatie
Je kunt op onze website, via een jobboard, maar ook via de Olympia App (als je een potentiële flexkracht bent, zie hieronder sub D), direct op een vacature solliciteren, ook kun je een open sollicitatie sturen. Om als potentiële flexkracht op een vacature te kunnen solliciteren heb je een “Mijn Olympia account” nodig. Olympia slaat de gegevens uit je “Mijn Olympia account” op in het systeem van Olympia. Wanneer je direct wil solliciteren, moet je dus eerst een account aanmaken, al dan niet via de Olympia App, of kun je direct inloggen wanneer je al een account hebt. Wij hebben jouw persoonsgegevens nodig om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de vacature waar je op solliciteert of een andere vacature (bij een open sollicitatie) en voor bemiddeling naar vast of tijdelijk werkaanbod dan wel een opdracht en om je voor te kunnen stellen bij een (potentiële) opdrachtgever.
Olympia maakt in haar systeem gebruik van het deels-geautomatiseerd matchen van profielen van kandidaten met vacatures van Olympia of opdrachtgevers en andersom. Op basis van een aantal parameters wordt door een algoritme een passende match gezocht tussen kandidaten en vacatures; hiermee wordt per kandidaat voorzien in de top 5 best passende vacatures, en per vacature de best passende kandidaten. De matching-tool is overigens enkel een hulpmiddel bij het uiteindelijk selecteren van de meest passende kandidaat. De intercedent of corporate recruiter van Olympia krijgt namelijk de best passende kandidaten of vacatures te zien in een rangorde, echter kan de intercedent of corporate recruiter deze resultaten ook negeren en verder zoeken. Het uiteindelijke besluit welke kandidaat of vacature wordt geselecteerd als de best-passende, wordt te allen tijde door de intercedent of corporate recruiter genomen. Hierdoor is slechts sprake van deels (en dus niet uitsluitend) geautomatiseerde besluitvorming.
Voor dit doel verwerken wij de volgende gegevens:
Potentiële flexkracht: NAW-gegevens, e-mail adres, andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijs-bezit, CV, kopie paspoort, je motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingsniveau, werkervaring, welke Olympia vestiging je voorkeur heeft, je wensen ten aanzien van werk of een opdracht (incl. je gewenste functie, branche, beschikbaarheid en je salarisindicatie) en eventueel een pasfoto, wanneer je deze zelf uploadt. Ook verwerken wij de gebruikersnaam van jouw account.
Potentiële Olympia-medewerker: NAW-gegevens, e-mail adres, telefoonnummer, andere contactgegevens, geboortedatum, geslacht, gegevens over rijbewijs-bezit, CV, je motivatie of additionele informatie die je hebt verstrekt, opleidingen en opleidingsniveau, werkervaring, je wensen ten aanzien van werk of een opdracht (incl. je gewenste functie, branche, beschikbaarheid, aantal werkuren, beschikbaarheid en je salarisindicatie).
Het is ook mogelijk dat wij (contact)gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke platforms of middelen. Dit doen we alleen wanneer Olympia een gerechtvaardigde reden heeft om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen om je interesse te toetsen voor een bepaalde vacature of om je als potentiële flexkracht bij ons in te schrijven op basis van onze voorwaarden en dit privacy statement.
Voor potentiële flexkrachten geldt: via de Mijn Olympia-omgeving heb je als werkzoekende c.q. sollicitant toegang tot de gegevens die Olympia over jou verwerkt. In dit portaal kun je deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen. Ook kun je onder andere matchsuggesties en de sollicitatiestatus inzien en vind je contactgegevens van jouw recruiter bij Olympia.
Potentiële flexkracht: als Olympia bij jouw inschrijving een kopie van jouw ID/paspoort opslaat, bewaart zij deze maximaal vier weken, tenzij je binnen of direct na die vier weken via Olympia bij een opdrachtgever aan de slag gaat. Olympia beschouwt verder iedere werkzoekende in principe gedurende een jaar als bemiddelbaar. Olympia bewaart jouw persoonsgegevens daarom maximaal een jaar na de laatste bemiddelingsactiviteit en zal jouw persoonsgegevens hierna automatisch verwijderen, tenzij je nog bemiddeld wilt worden naar werk of tenzij Olympia de gegevens op basis van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren. Je krijgt 11 maanden na de laatste bemiddelingsactiviteit een bericht van Olympia, waarbij gevraagd wordt of je nog bemiddeld wilt worden naar werk. Daarnaast geldt dat, wanneer je aan de slag gaat bij een opdrachtgever en in dienst treedt bij Olympia, de persoonsgegevens onderdeel worden van jouw personeelsdossier en dus dat de daarvoor geldende bewaartermijn van toepassing wordt. Als je niet meer bemiddeld wil worden naar werk kun je zelf bepaalde gegevens verwijderen via de Mijn Olympia-omgeving, maar uiteraard ook op ieder ander moment een verwijder-verzoek indienen. In paragraaf 7 van dit privacy statement kun je hier meer over lezen. Na dat verzoek verwijdert Olympia je persoonsgegevens, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving of bijvoorbeeld een lopend geschil moet bewaren.
Potentiële Olympia-medewerker: als je hebt gesolliciteerd op een functie bij Olympia maar je wordt afgewezen, worden jouw gegevens maximaal 4 weken bewaard en daarna verwijderd. Dit kan anders zijn als we jou mogelijk geschikt achten voor een toekomstige andere functie. In dat geval vragen we je toestemming om jouw gegevens maximaal 1 jaar te bewaren. Indien je geen toestemming geeft, worden jouw gegevens per ommegaande verwijderd.
Als je hebt gesolliciteerd op een functie bij Olympia en je wordt aangenomen, blijven jouw gegevens bewaard vanwege de werkgever-werknemer relatie die we dan met jou aangaan.
De rechtsgrond voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden is het uitvoeren van de afspraken c.q. overeenkomst die we met jou hebben met betrekking tot arbeidsbemiddeling of ons gerechtvaardigde belang, bijvoorbeeld ten aanzien van de vacaturematching. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
D. Je bent een gebruiker van de Olympia App
Door het gebruik van de Olympia App kunnen gebruikers (zijnde kandidaten of flexkrachten van Olympia) zich oriënteren op de arbeidsmarkt. Zodra iemand zich registreert als gebruiker van de App, wordt automatisch een Olympia-account aangemaakt.
De App biedt de gebruikers de mogelijkheid om:
De App biedt ‘single sign-on’ aan. Dit zorgt ervoor dat, wanneer je met jouw Olympia-accountgegevens inlogt bij de App, je een volgende keer niet meer opnieuw jouw gebruikersnaam en wachtwoord hoeft in te vullen. Je blijft dus ingelogd; je wordt pas uitgelogd, wanneer je dit zelf handmatig doet. Wij raden je dan ook aan dat je op jouw telefoon de toegangsbeveiliging hebt ingesteld, bijvoorbeeld door middel van een toegangscode of door middel van gezichtsherkenning, zodat onbevoegden niet bij jouw gegevens kunnen komen in het geval je je telefoon kwijtraakt of deze wordt gestolen.
We willen bij gebruikers van de App zo nu en dan ook graag informatie ophalen over hoe men de App ervaart en wat men graag als ontwikkelingen zou willen toevoegen aan de App. Dit doen we door middel van een enquête. Deze enquête is vrijwillig en je neemt in principe altijd anoniem deel, tenzij je mee wil doen aan de loting voor de cadeaubon.
Als je deelneemt aan de enquête, loggen wij jouw IP-adres. Dit doen we enkel en alleen om dubbelingen te voorkomen. Daarnaast verwerken we jouw e-mailadres, maar alleen wanneer je kans wil maken op de cadeaubon. Dit e-mailadres kun je in dat geval zelf invullen in de vraag die hierover gaat in de enquête. Het e-mailadres wordt enkel en alleen gebruikt voor de uitslag van de loting, niet voor andere doeleinden.
Nadat je hebt deelgenomen, verwijderen we het IP-adres direct. De resultaten van een anoniem ingevulde enquête zijn dus niet te herleiden naar een individuele gebruiker. De uitslag van de loting zullen we binnen enkele weken na de sluitingsdatum van de enquête bekendmaken, waarna ook jouw e-mailadres wordt verwijderd, wanneer je aan de loting hebt meegedaan.
Om kwalitatieve verbeteringen door te voeren in het gebruik van de App, maken we gebruik van heatmaps en recordings, door middel van de tool Smartlook. De heatmaps en recordings geven Olympia inzicht in mogelijke verbeterpunten in het gebruik van de App. Bijvoorbeeld: we zetten een button op een bepaalde positie neer. We testen dan of deze duidelijk vindbaar is voor app-gebruikers. Door het gedrag te analyseren, kunnen we beter de juiste plek van de button bepalen. Omdat Smartlook een tracking-cookie betreft, kun je zelf op jouw telefoon instellen welke gegevens worden verzameld en of je toestemming geeft voor tracking. Dit doe je in je telefooninstellingen. We verwerken door middel van Smartlook overigens geen persoonsgegevens; eventuele IP-adressen worden namelijk geanonimiseerd. Daarnaast is het principe ‘privacy by design’ gegarandeerd.
We verwerken jouw roepnaam, e-mailadres, leeftijd (maar geen geboortedatum), postcode, telefoonnummer, uitslagen van de tests die je doet, sollicitatiegegevens (zie hierboven onder sub C) en de communicatie die je hebt met Olympia. Wanneer je een opleiding doet verwerken wij de start- en einddatum, maar geen opleidingsresultaten.
Voor de enquête verwerken we jouw IP-adres en e-mailadres, maar dat laatste alleen wanneer je mee wilt doen aan de loting.
Indien je ervoor kiest om in de App op geheel vrijwillige basis de persoonlijkheidstest te maken, kan het zijn dat in de antwoorden die jij geeft, bijzondere persoonsgegevens opgenomen zijn. Indien dit het geval is, verwerken wij ook in het kader van voornoemde doeleinden, deze bijzondere persoonsgegevens.
Via de Mijn Olympia-omgeving heb je als werkzoekende c.q. sollicitant toegang tot de gegevens die Olympia over jou verwerkt. In dit portaal kun je deze gegevens aanvullen, wijzigen en verwijderen. Ook kun je onder andere matchsuggesties en indien van toepassing, de sollicitatiestatus inzien.
Voor de bewaartermijnen van sollicitatiegegevens, zie hierboven onder sub C. Olympia bewaart jouw andere persoonsgegevens tot een jaar na het laatste moment waarop je actief bent geweest in de App en zal jouw persoonsgegevens hierna verwijderen. Je kunt jouw account in de App ook zelf verwijderen, bij de knop ‘Instellingen’. Verwijdering van de app betekent echter geen totale verwijdering van jouw profiel in de database van Olympia. Het gaat hierbij puur om het app-profiel met bijvoorbeeld de testresultaten.
Als je niet meer bemiddeld wilt worden naar werk, en dus jouw profiel in de database wil laten verwijderen, kun je jezelf uiteraard ook op ieder ander moment uitschrijven door het indienen van een verwijder-verzoek. Olympia verwijdert jouw gegevens dan, tenzij Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving moet bewaren.
Recordings en heatmaps worden 30 dagen bewaard en daarna verwijderd.
Wij verwerken de persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de (arbeidsbemiddelings)overeenkomst die we met jou hebben, en/of voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
Indien jij er als gebruiker voor kiest deel te nemen aan de persoonlijkheidstest en Olympia bijzondere persoonsgegevens verwerkt omdat deze onderdeel zijn van jouw antwoorden, dan verwerkt Olympia deze bijzondere persoonsgegevens alleen indien wij jouw uitdrukkelijke toestemming hiervoor hebben gekregen.
E. Je meldt je aan voor een Vacature Alert
Wij houden je graag op de hoogte van de laatste vacatures van Olympia. Dit doen wij met vacature alerts. Indien je je daarvoor wilt aanmelden, kun je de betreffende link op de website of in de App aanklikken en e-mailadres en gewenste zoekcriteria invullen. Je kunt ook kiezen of je deze e-mails dagelijks of wekelijks wilt ontvangen.
Voor dit doel verwerkt Olympia je naam, je e-mailadres, of je de alerts dagelijks of wekelijks wilt ontvangen en een overzicht van welke alerts wij aan je hebben verstuurd.
Wij bewaren deze persoonsgegevens zolang je informatie van Olympia wilt ontvangen. Wil je dergelijke e-mails niet meer ontvangen, dan kun je je op ieder moment afmelden door gebruik te maken van de afmeldmogelijkheid die is opgenomen in iedere e-mail van Olympia.
Wij vragen jouw toestemming om de vacature alerts te sturen. Je kunt deze te allen tijde intrekken door de afmeldmogelijkheid te gebruiken die is opgenomen in iedere e-mail van Olympia.
F. Om je te informeren en met je te communiceren
Olympia gebruikt contactgegevens van websitebezoekers, (potentiële) kandidaten, flexkrachten en andere medewerkers, contactpersonen van prospects en klanten voor communicatie- en informatiedoeleinden. Olympia kan jouw gegevens bijvoorbeeld gebruiken om je te informeren over baanaanbod of informatie te verstrekken over haar dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer je gebruikmaakt van het contactformulier op de website of via een ander kanaal contact met ons opneemt.
Voor dit doel verwerken wij naam, telefoonnummer, e-mailadres en indien je een verzoek indient, het inhoudelijke verzoek.
Daarnaast verwerkt Olympia persoonsgegevens van contactpersonen die werken bij zakelijke relaties, zoals prospects, klanten of leveranciers, om contact te leggen (bijvoorbeeld telefonisch, via WhatsApp of per e-mail) om bijvoorbeeld een offerte toe te sturen. In voorkomende gevallen gaat het dan om de voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met deze contactpersoon. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.
We bewaren deze persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zolang je bij Olympia ingeschreven bent als contactpersoon van een klant of prospect of als kandidaat. Wanneer je voor Olympia werkzaam bent, bewaren we deze gegevens tot maximaal een periode van twee jaar na het einde van jouw dienstverband. Je kunt een verwijderverzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Olympia zal de gegevens dan verwijderen, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moet bewaren.
Wij verwerken de persoonsgegevens indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die we met je hebben of voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
G. Om NPS-metingen en/of tevredenheidsonderzoeken uit te voeren
Wanneer je als flexkracht voor Olympia aan het werk gaat, sturen wij je na vier weken na aanvang van het dienstverband een vragenlijst via onze externe partner. Zes maanden later ontvang je opnieuw een vragenlijst, wanneer je op dat moment nog steeds werkzaam bent voor Olympia. Deze vragenlijst betreft een NPS-meting (Net Promoter Score) en we gebruiken deze meting om informatie te verzamelen, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren. We vragen je bijvoorbeeld hoe je het contact met een vestiging hebt ervaren en hoe de verloning verloopt. De vragenlijst is vrijwillig en je kunt deze te allen tijde anoniem invullen.
Ook gebruiken wij contactgegevens van contactpersonen van onze opdrachtgevers om een keer per halfjaar deze personen uit te nodigen voor een NPS-meting (Net Promoter Score). Ook deze meting vindt plaats op geheel vrijwillige basis. Door middel van deze meting halen wij waardevolle informatie op van klanten om onze dienstverlening te kunnen verbeteren.
Onze flexwerkers, klanten en derden kunnen tot slot een klacht indienen over Olympia (lees meer op https://www.olympia.nl/voorwaarden/klachtenregeling). Wanneer een klacht volgens de klachtenprocedure is ingediend en opgelost, sturen wij de klager een tevredenheidsmeting. Met behulp van die meting weten we of de klacht naar tevredenheid is opgelost en wat we in het vervolg eventueel kunnen verbeteren.
We gebruiken het bij ons bekende e-mailadres om je uit te nodigen voor een NPS- of tevredenheidsmeting. Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor deze e-mails, door op ‘opt-out’ te klikken in de e-mail, zodat je in het vervolg niet meer wordt uitgenodigd.
Bij de hiervoor beschreven NPS-metingen, heb je altijd de mogelijkheid om anoniem deel te nemen. In dat geval verwerken we geen persoonsgegevens en zijn de resultaten van de meting dus niet te herleiden naar jou als individu. Wanneer je ervoor kiest om niet anoniem deel te nemen, worden jouw contactgegevens en de resultaten van de NPS-meting door Olympia verwerkt.
De tevredenheidsmeting naar aanleiding van een klacht is nooit anoniem. Wanneer je meedoet aan deze meting, verwerken wij jouw naam, contactgegevens en resultaten van de meting.
We bewaren deze persoonsgegevens voor bovenstaande doeleinden zolang je bij Olympia ingeschreven bent als contactpersoon van een klant. Als je voor Olympia werkzaam bent, bewaren we deze gegevens tot maximaal een periode van twee jaar na het einde van jouw dienstverband. Je kunt een verwijderverzoek indienen om deze gegevens te laten verwijderen. Olympia zal de gegevens dan verwijderen, behalve als Olympia deze gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moet bewaren.
Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
H. Om een overeenkomst met je te sluiten
Op het moment dat je gesolliciteerd hebt op een vacature en Olympia wil je een baan aanbieden, bereidt Olympia een overeenkomst voor. Olympia heeft jouw persoonsgegevens nodig om dit te kunnen doen. Ook gebruikt Olympia je gegevens voor de verdere totstandkoming, uitvoering en beëindiging van (een) eventuele uitzend- of arbeidsovereenkomst(en), stageovereenkomst, dan wel overeenkomst van opdracht.
Voor dit doel verwerken wij je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, ID-Bewijs, werk- en verblijfsvergunning (indien nodig), verklaring Belastingdienst en bankrekeninggegevens.
Olympia bewaart deze gegevens overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen, te weten 7 jaar voor fiscale gegevens, 5 jaar voor werknemersgegevens, 5 jaar voor verzuimgegevens, 2 jaar voor sollicitatiegegevens en 2 jaar voor overige persoonsgegevens.
De grondslag om de genoemde persoonsgegevens te verwerken is het overeenkomen van een uitzend- of arbeidsovereenkomst(en), stageovereenkomst, dan wel een overeenkomst van opdracht. Indien Olympia jouw BSN en ID -bewijs verwerkt gebeurt dit alleen als daartoe een wettelijke verplichting is op grond van de Wet op het minimumloon, Wet op de identificatieplicht en de Wet op de loonbelasting.
I. Voor de personeels- en salarisadministratie
Als je in dienst bent of op andere manier werkzaam bent voor Olympia, verwerkt Olympia persoonsgegevens ten behoeve van de personeels- en salarisadministratie. Een aantal van deze gegevens moet Olympia op basis van wet- en regelgeving verwerken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij identificatie, bestrijding van fraude, interne controle en waarborgen van bedrijfsveiligheid, aanvragen van subsidies, afdracht verminderingen, premievrijstellingen en/of premiekortingen. Als flexkracht van Olympia krijg je toegang tot een aantal van deze gegevens, zoals jouw loonstroken en jaaropgave(n).
Voor de genoemde doeleinden verwerken wij je NAW-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens, geslacht, nationaliteit, BSN, ID-bewijs, verblijfsvergunning, opleiding en werkervaring, referenties en getuigschriften, kopieën van certificaten en diploma’s, kopie integriteitsgegevens, Verklaring Omtrent Gedrag en andere screeningsuitslagen (afhankelijk van functie), beschikbaarheid en inzetbaarheid en je wensen ten aanzien van werk of een opdracht, arbeidsvoorwaarden, plaatsingsgegevens, aanwezigheid, verzuimmelding, vakantie, verlof, je personeelsdossier, gegevens die relevant zijn voor de aanvraag van subsidies zoals een arbeidshandicap en uitkeringssituatie, premiekortingen en dergelijke, urenregistratie (werktijden en gewerkte uren), salarisgegevens en bankrekeninggegevens, loonbelastingverklaringen, klachten, waarschuwingen, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, persoonlijke werkaantekeningen.
Olympia bewaart deze gegevens (indien noodzakelijk) overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen, te weten 7 jaar voor fiscale gegevens, 5 jaar voor werknemersgegevens, 5 jaar voor verzuimgegevens, 2 jaar voor sollicitatiegegevens en 2 jaar voor overige persoonsgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens is enerzijds noodzakelijk om de overeenkomst die we met jou hebben te kunnen uitvoeren, en anderzijds noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van de Wet op het minimumloon, Wet op de identificatieplicht, Wet op de loonbelasting, Wet ketenaansprakelijkheid, Wet aanpak schijnconstructies en Wet tegemoetkomingen loondomein.
J. Audits & Controle
Olympia gebruikt gegevens van kandidaten, flexkrachten, interne medewerkers en contactpersonen van klanten en prospects voor managementdoeleinden. Olympia genereert interne managementinformatie, laat (mede door derden) de interne controle en bedrijfsveiligheid verzorgen en oefent audits en accountantscontrole uit.
Bij zowel interne- als externe audits worden dossiers inclusief alle daarin aanwezige persoonsgegevens verwerkt. Met de partijen die deze gegevens in opdracht van Olympia verwerken, heeft Olympia een verwerkersovereenkomst gesloten.
We bewaren de rapportages die voortvloeien uit audits en controles niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verwerken. De bewaartermijn verschilt per controle en/of audit.
De verwerking van bovenstaande (persoons)gegevens is noodzakelijk om te voldoen aan bepaalde normen, zoals bijvoorbeeld voortvloeiend uit de ISO 9001 ISO 14001, NEN 4400, ABU-lidmaatschap. Daarnaast verwerken wij de persoonsgegevens voor zover noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigd belang. Dit belang is voor Olympia het verrichten van bedrijfsactiviteiten. Er zal altijd een zorgvuldige afweging plaatsvinden tussen de belangen van Olympia en jouw belangen. Als wij jouw gegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang, heb je het recht om op ieder gewenst moment bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens. Het maken van bezwaar heeft alleen geen invloed op de rechtmatigheid van onze verwerking voorafgaande aan die intrekking.
4. Wie heeft toegang tot persoonsgegevens en met welke (derde) partijen worden jouw gegevens gedeeld?
Zowel eigen medewerkers als (medewerkers van) franchisenemers van Olympia en de aan haar gelieerde dochterondernemingen hebben toegang tot persoonsgegevens in verschillende systemen, voor zover dit voor hun functie noodzakelijk is.
Daarnaast deelt Olympia jouw persoonsgegevens met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben, en/of wanneer dat mag op basis van geldende (privacy) wetgeving, op grond van ons gerechtvaardigd belang of wanneer wij hiertoe worden verplicht. Deze andere partijen kunnen (potentiële) opdrachtgevers zijn die op zoek zijn naar personeel, overheidsinstanties zoals UWV of de Belastingdienst, opleiders en trainers, zakelijke relaties zoals de arbodienst, de accountant of een externe advocaat. Daarnaast krijgen wij hulp van partijen om onze diensten te kunnen uitvoeren, deze partijen verwerken soms persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een softwareleverancier. Alleen wanneer Olympia hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.
5. Mag je als je jonger dan 16 jaar bent persoonsgegevens verstrekken?
Als je jonger dan 16 jaar bent mogen slechts persoonsgegevens aan Olympia verstrekt worden als je daarvoor uitdrukkelijke schriftelijke toestemming hebt gekregen van één van de ouders of een wettelijke vertegenwoordiger die dit privacy statement heeft gelezen.
6. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Olympia begrijpt dat het veilig bewaren van jouw persoonsgegevens erg belangrijk is. Je persoonsgegevens worden daarom strikt vertrouwelijk behandeld en Olympia heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking van deze gegevens. Hiervoor gebruikt Olympia meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, firewalls en encryptie, alsmede fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Olympia heeft een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij nemen voor de beveiliging van jouw gegevens. We spannen ons dus in om jouw gegevens goed te beveiligen, maar wees ervan bewust dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. Het verzenden van persoonsgegevens via internet is op jouw eigen risico.
Alle partners met wie we jouw persoonsgegevens delen moeten zich aan bepaalde beveiligingseisen houden, hierover maken we met deze partijen afspraken in een aparte regeling of (verwerkers)overeenkomst. Dit geldt ook voor partners die buiten Nederland en/of eventueel buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd. We zorgen ervoor dat we deze partners zorgvuldig uitkiezen: we controleren of een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EER. Met betrekking tot eventuele doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de EER zorgen we dat passende waarborgen getroffen zijn. Voor Amerika geldt bijvoorbeeld dat gewerkt wordt met contractueel overeengekomen modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld en treffen we indien nodig aanvullende waarborgen, waarin bescherming van de gegevens is gewaarborgd. Ten aanzien van bedrijven in andere landen dan Amerika zorgen we dat andere passende waarborgen zijn getroffen.
7. Welke rechten heb je en waar kun je terecht met vragen en verzoeken om inzage, verwijdering e.d.?
Als betrokkene kun je op grond van de AVG de volgende rechten uitoefenen:
Indien je één of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen kun je een verzoek hiertoe indienen via: https://www.olympia.nl/mijn-olympia/gegevens-verwijderen/
Of je kunt jouw verzoek richten tot:
Olympia Nederland B.V.
Mercuriusplein 1
2132 HA Hoofddorp
T 023 – 583 70 00
Voor kandidaten, flexwerkers en zzp-ers met een account in de Mijn Olympia-omgeving; via deze omgeving heb je inzage in een groot deel van je persoonsgegevens. Je kunt zelf ook een aantal gegevens wijzigen of verwijderen (alleen de niet-verplichte velden) zoals het doorvoeren van aanpassingen in jouw cv, gewenste functies, profielfoto of jouw accountgegevens.
Ter bescherming van jouw privacy, zullen we in geval van een ingediend verzoek jouw identiteit moeten vaststellen, om er zeker van te zijn dat bijvoorbeeld de persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt. Olympia zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand reageren op een verzoek. Indien een verzoek erg complex is om af te handelen zal Olympia dit binnen een maand laten weten en zal Olympia uiterlijk binnen 3 maanden op een verzoek reageren.
We zullen je geen vergoeding vragen om een verzoek af te handelen, tenzij de afhandeling van een verzoek buitenproportioneel is voor Olympia.
Wanneer je je zorgen maakt of bedenkingen hebt over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens, of wanneer je een andere vraag hebt over privacy, kun je dat laten weten aan onze Functionaris Gegevensbescherming. Je kunt contact opnemen met de FG via het telefoonnummer 023 583 70 00 of per e-mail via fgolympia@olympia.nl. De FG zal binnen redelijke termijn op jouw vraag of verzoek antwoorden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.
8. Wijzigingen aan dit statement
Soms passen wij dit privacy statement (eenzijdig) aan, of breiden we het uit. We zullen je op de hoogte stellen van deze wijzigingen door het opnemen van de versiedatum, helemaal bovenin. Wij raden je daarom aan om regelmatig onze website te raadplegen.
Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op: maart 2023
Horeca
Logistiek
Commercieel
Bouw
En krijg als een van de eerste per e-mail bericht zodra er nieuwe vacatures geplaatst zijn!
© Copyright 2024 Heel Oost Nederland Werkt
Gefeliciteerd
Jouw aanmelding is
succesvol verzonden!
We nemen spoedig contact met je op.
